Apa yang pengurusan rekod dan dokumen pengurusan?

Kejayaan dalam perniagaan bergantung kepada yang betul organisasi. Kedua-dua pengurus dan pekerja harus sedar bahawa kertas kerja itu. Apakah ciri-ciri, apa jenis ada, dan apa peraturan yang perlu diambil kira dalam organisasi aliran kerja?

Apa yang pengurusan rekod

Mana-mana organisasi, tanpa mengira pemilikan dan ciri-ciri, mewujudkan dalam perjalanan perniagaan pelbagai kertas. Ia boleh menjadi kedua-dua perintah dan surat, dan laporan. Semua daripada mereka tergolong dalam dokumentasi organisasi dan pentadbiran.

kerja-kerja pejabat - aktiviti untuk membuat dokumen organisasi, yang dilakukan oleh peraturan dan syarat-syarat tertentu. Selalunya dalam perusahaan memperuntukkan urusan, pekerjaan dalam sektor ini. Dalam kecil firma setiausaha fungsi boleh diletakkan di hampir mana-mana pekerja.

Jika anda memahami intipati istilah (apa kertas kerja), ia menjadi jelas bahawa asal-usul perkataan. Ini, di atas semua, penetapan pada carrier bahan maklumat rasmi. Semasa proses ini mewujudkan dokumen organisasi dan pentadbiran, yang kemudiannya memulakan tindakan tertentu.

Istilah "perkeranian" muncul untuk masa yang lama, tetapi hanya di pertengahan abad yang lalu, secara rasmi mengambil bentuk, yang ditetapkan dalam peraturan-peraturan di peringkat negeri.

pengurusan pejabat dan pengurusan dokumen - apakah ia?

organisasi tidak boleh wujud secara bebas daripada undang-undang. Ia memang satu pengurusan rekod dan pengurusan dokumen. Ada apa, apa ciri-ciri kertas pemindahan, bagaimana untuk menguruskan mereka? Isu-isu ini diselesaikan dengan pakar: setiausaha, arkivis, kakitangan jabatan kakitangan.

surat-menyurat perniagaan melibatkan maklumat penetapan pada medium nyata, penciptaan kertas atau surat cara elektronik. Pada dasarnya dibina organisasi aliran kerja - untuk pergerakan atau surat dari penciptaannya untuk pelaksanaan dan hantar arkib atau pemusnahan.

Tentang tempat kertas kerja berkenaan dengan pekerja dan pengurusan dokumen organisasi dibahagikan kepada dalaman dan luaran. Dari sumber yang akan bergantung kepada cara pesanan ke hadapan, huruf.

organisasi dokumen dalaman melibatkan langkah-langkah berikut:

• penciptaan dokumen projek;
• penyelarasan;
• draf dokumen menandatangani, meletakkan tarikh dan nombor pendaftaran; dari saat pendaftaran dianggap rasmi diterbitkan dan diterima untuk pelaksanaan;
• untuk membawa pelaku dan pemantauan;
• pelaksanaan perintah;
• pendaftaran pelaksanaan dokumen untuk simpanan, bergantung kepada masa dan keperluan;
• pemusnahan dokumen perniagaan dengan tamat tempoh atau reka bentuk mereka untuk disimpan.

Peringkat dokumen luaran secara keseluruhan adalah sama, tetapi terdapat beberapa perbezaan:

• Dokumen yang diberikan kepada syarikat dari luar. kertas ini boleh menjadi ibu bapa dan anak, cawangan, peraturan daripada pihak berkuasa pihak berkuasa rasmi, perintah mahkamah, surat daripada rakyat.
• Semua menjayakan penganjuran dokumen perniagaan yang diperlukan untuk menjalani prosedur pendaftaran. Ia mengesahkan bahawa mereka diambil di bawah kawalan.
• Langkah seterusnya adalah untuk bekerja dengan dokumen, pengenalan atau keperluan prestasi.
• Jika perlu, maklum balas rasmi dibuat.
• Peringkat terakhir - lukisan pada simpanan panjang atau arkib, dan kemusnahan akhirnya.

Di samping itu, berkenaan dengan pengurusan sesuatu organisasi adalah jenis-jenis dokumen berikut:

• menaik - dari hamba kepada raja-raja (nota penerangan);
• ke bawah - dari pihak pengurusan kepada pekerja (pesanan);
• mendatar - antara jawatan yang sama (perbuatan, protokol).

Semua peringkat dokumen itu dalam gerakan direkodkan dalam jurnal khas. Ia boleh dilakukan dalam beberapa cara yang berbeza:

• daftar-daftar dokumen pergerakan;
• kad dokumen;
• dokumen elektronik adalah yang paling biasa dalam majoriti organisasi.

Ciri-ciri prosiding mahkamah

Ramai tertanya-tanya apa kertas kerja undang-undang, dan bagaimana ia berbeza daripada jumlah keseluruhan. kes mahkamah - ia adalah set yang sedikit berbeza daripada dokumen dan bahan bukti. penyimpanan yang betul dan pergerakan menyediakan ketelusan sistem kehakiman. perkeranian percubaan, tidak seperti organisasi mungkin sukarela. Ia dijalankan oleh orang yang diberi kuasa dan dikawal ketat. Baginya, pengawalan dan yang jelas semua langkah-langkah sehingga kemusnahan.

fungsi Setiausaha

Kebanyakan pekerja syarikat idea yang sangat kabur apa kertas kerja dan kertas kerja. Setiausaha ini sama - aktiviti profesional.

perusahaan Sekretariat melaksanakan fungsi asas pengurusan dokumen. Bentuk dan ciri-ciri organisasi kerja perniagaan perkhidmatan penyimpanan rekod dibahagikan kepada jenis-jenis ini:

• Berpusat - semua setiausaha berada di dalam jabatan yang sama dan tertakluk ketua pekerja perkeranian atau Setiausaha Kanan.
• Berpusat - setiausaha dan kakitangan menjalankan tugas mereka, tersebar di seluruh bahagian organisasi dan tertakluk kepada pihak atasan yang berbeza.
• Bercampur-campur - ia adalah yang paling biasa dalam organisasi besar.

Ciri-ciri dokumen syarikat akan terus bergantung kepada apa borang di sekretariat pakai.

Arahan di pejabat-kerja

Tanpa mengira saiz dan bentuk pemilikan, dalam mana-mana organisasi perlu menjadi perbuatan normatif mengawal pergerakan dokumen. Apakah arahan mengenai pengurusan rekod, dan bagaimana untuk membuat? Isu ini menjadi perhatian bukan sahaja kepada setiausaha tetapi juga di kalangan pemimpin.

Arahan di pejabat-kerja - ini adalah peraturan dalaman organisasi yang diluluskan melalui perintah atau arahan manual, tindakan selama-lamanya. Ia dinyatakan semua peringkat peredaran dokumen itu, adalah senarai jawatan, yang tandatangan boleh mengesahkan dokumen-dokumen rasmi, sampel reka bentuk yang dikemukakan, kosong dan bentuk.

penyimpanan rekod

Dalam organisasi kecil dengan tahap rendah dokumen (kurang daripada 200 setahun) ada soalan bahawa penyimpanan rekod ini. Segala-galanya diputuskan pasukan pekerja itu sendiri, atau kepala.

Jika penyimpanan rekod kewajipan bukan untuk pekerja langsung dan tidak dinyatakan dalam kontrak pekerjaannya, ia adalah perlu untuk mengeluarkan perintah mengamanahkan fungsi mereka. Dokumen ini perlu detail untuk cat tugas tambahan, tanggungjawab dan pampasan.

Menampilkan kakitangan rekod

Jika organisasi anda mengendalikan pekerja tunggal, pastikan anda akan membuat dokumen pekerjaan. Persoalan apa HR penyumberan luar, adalah sangat penting bagi syarikat-syarikat dengan sebilangan kecil pekerja.

HR outsourcing - adalah untuk memastikan pergerakan dokumen tertentu yang berkaitan dengan pengambilan pekerja perusahaan. Biasanya, tugas-tugas ini dijalankan oleh unit khas - Jabatan Personel. fungsi mereka termasuk penerimaan, pemprosesan dan penyimpanan dokumen HR. Termasuk pemprosesan data peribadi yang sulit.

Personnel kertas kerja biasanya dijalankan secara berasingan daripada pematuhan secara keseluruhan dengan peraturan privasi dan penyimpanan ciri-ciri.

pengoptimuman pejabat

Walaupun perkembangan pesat teknologi digital, banyak organisasi sukar untuk mengoptimumkan aliran kerja. Terus menerajui menyurat kertas lama dan menjalankan log biasa.

Ini adalah disebabkan oleh dua faktor:

• rintangan kepada pekerja perusahaan inovasi;
• kekurangan kewangan.

Pengurus perlu ingat bahawa pengoptimuman aliran kerja dengan pelaburan yang besar memberikan ketara kesan ekonomi.