Dokumentasi proses apabila melaksanakan pendekatan proses dalam sektor perkhidmatan

Dengan pengenalan pendekatan proses salah satu peringkat adalah untuk mendokumentasikan proses. Ini adalah salah satu peristiwa penting untuk dilaksanakan, dan dalam realiti, ia adalah satu proses yang sangat panjang dan susah payah yang memerlukan banyak masa dan usaha. Dalam mana-mana organisasi, sejumlah besar proses dan banyak daripada mereka adalah sangat samar-samar. Ini mempunyai proses yang berbeza dalam organisasi sektor perkhidmatan.

Pertimbangkan penerangan dan dokumentasi proses dari contoh syarikat perunding yang pakar dalam bidang pengurusan kualiti dan analisis statistik.

Untuk menerangkan dan mendokumenkan proses peruntukan boleh menggunakan pelbagai cara: hubungan pemetaan, carta aliran, gambar rajah aliran, proses memetakan jadual rangkaian , dan lain-lain

Sebelum anda mula mengesan terperinci carta aliran proses, sering perlu untuk mewujudkan gambaran yang lebih umum yang terlibat dalam proses dan bagaimana mereka berinteraksi antara satu sama lain dan dengan dunia luar. Ini adalah penting terutamanya apabila sebilangan besar peserta yang terlibat dalam proses. Dan dalam kes ini, ia boleh menjadi sangat sukar untuk menyusun langkah-langkah individu proses. Merangka saling kad - langkah pertama dalam kerja-kerja ini.

Untuk menentukan interaksi perlu memahami dengan jelas proses. Untuk proses menyediakan perkhidmatan perundingan syarikat yang pakar dalam bidang pengurusan kualiti dan analisis statistik urutan tindakan adalah seperti berikut:

1) Pelanggan membuat pesanan untuk projek di jabatan perundingan, menyediakan maklumat dalam milikannya;

2) jabatan perundingan menghantarkan pesanan dan maklumat dalam pemasaran dan perancangan jabatan;

3) pemasaran dan perancangan jabatan menganalisis data dan meminta maklumat yang diperlukan daripada pembekal, dan kemudian membangunkan pelan projek dan menghantarnya kepada pelanggan untuk kelulusan dan kemudian ke jabatan pakar;

4) Pakar dipisahkan berdasarkan data yang diterima dan membangunkan pelan susun atur draf yang diluluskan pada pelanggan;

5) kelulusan susun atur itu dibuat ke dalam projek siap (jabatan pakar) dan dihantar ke jabatan kualiti untuk menilai pematuhan;

6) Jabatan kualiti menghantar jabatan perundingan projek selesai;

7) jabatan Advisory menyediakan projek kepada pelanggan, yang dapat menilai kualiti perkhidmatan yang dilaksanakan;

8) Projek siap dihantar semula untuk semakan jika perlu.

Oleh itu, proses perundingan syarikat perkhidmatan pakar dalam pengurusan kualiti dan analisis statistik sepenuhnya selaras kitaran PDCA [3].

Untuk membina peta hubungan perlu untuk menentukan input dan output daripada proses. Dalam kes ini, input ialah: pelanggan, pekerja, sumber maklumat, perisian, infrastruktur, peralatan pejabat, kaedah dan teknik, teknologi baru. Untuk output - bersedia untuk kualiti perkhidmatan (reka bentuk, perundingan, dan lain-lain) kos.

Peringkat seterusnya pembinaan peta hubungan adalah untuk menentukan pihak yang berkepentingan: pelanggan, jabatan dan pekerja individu, pembekal, iaitu semua orang-orang yang mengambil bahagian atau pengaruh ke atasnya.

Untuk menentukan peserta dalam proses menyediakan perkhidmatan yang diperlukan untuk menganalisis semua jabatan syarikat, sumber, pembekal dan pilih satu yang sesuai untuk penyertaan dalam proses. Oleh itu, pihak-pihak berkepentingan berikut telah dikenal pasti: pelanggan, perundingan jabatan, pemasaran dan jabatan perancangan, pembekal maklumat, jabatan khidmat nasihat, Jabatan kualiti.

Selepas mewujudkan komposisi peserta yang berpotensi dalam proses untuk menentukan jenis interaksi antara mereka. Untuk melakukan ini, menetapkan sistem anak panah.

peta hubungan dibina atas dasar di atas.

Jadi, berdasarkan semua di atas, kita boleh menyimpulkan bahawa proses - pelaksanaan urutan fungsi (kerja, Operasi), yang bertujuan untuk mewujudkan hasil yang mempunyai nilai kepada pelanggan.

Proses hendaklah:

- berterusan, konsisten, didokumenkan,

- bertujuan untuk mewujudkan hasil yang mempunyai nilai kepada pelanggan,

- dikawal, iaitu, dengan syarat mata, kaedah dan cara kawalan,

- rasional diatur untuk menghalang "pulangan" atau operasi yang berlebihan dan tidak cekap - disediakan dengan saluran penghantaran maklumat dan sebagainya.

Bercakap tentang peranan pendekatan proses untuk sistem pengurusan kualiti, perlu ditegaskan bahawa peranan proses dalam mana-mana sistem adalah cukup besar. Sejak SMC tertakluk kepada pengurusan - syarikat perlu mengawal semua proses yang berkaitan dengannya.