Keperluan untuk keterangan dokumentar keputusan yang dibuat perlu dalam situasi di mana mereka diambil secara kolektif. Selalunya untuk menetapkan perjalanan peristiwa digunakan ini jenis data rakaman sebagai protokol.
Perkataan "protokol" mempunyai beberapa makna - ia boleh dipasang dan prosedur dalam keadaan yang tertentu, dan direka bentuk dokumen rasmi yang mengandungi data urutan semasa perbincangan, perbahasan dan membuat keputusan di mesyuarat, persidangan dan mesyuarat. Sila sedar bahawa dia mempunyai beberapa bentuk yang berbeza dalam tujuan mereka. Minit mesyuarat penyewa adalah dokumen kategori yang agak berbeza daripada, misalnya, laporan pihak berkuasa menyiasat atau lain-lain pihak berkuasa penyeliaan.
Mesyuarat masyarakat tetap / sementara keserakanan (mesyuarat jawatankuasa pemegang saham, penyewa, Lembaga Pengarah) tertakluk kepada dokumentasi mandatori. Bergantung kepada keputusan yang diambil oleh pengerusi organisasi atau kumpulan, minit mesyuarat boleh dijalankan sepenuhnya (rekod teliti ucapan, perbahasan, soalan dan jawapan) atau bentuk singkatan. Sebagai peraturan, semasa setiausaha sesi atau orang lain yang bertanggungjawab menyimpan rekod semua yang berlaku, mengumpul bahan-bahan lain yang disediakan untuk peserta, dan kemudian membawa mereka ke dalam satu dokumen.
Dengan mengambil kira kehendak kertas rasmi, bahawa mereka yang ditetapkan dalam standard negeri yang mengawal dasar-dasar yang betul. Sebagai contoh, dalam minit mesyuarat pemilik atau penyewa wakil-wakil kumpulan dan organisasi lain, selain daripada nama dokumen dan organisasi, tarikh acara dan agenda yang mesti ditunjukkan data pengerusi, setiausaha, dan pihak-pihak yang hadir.
Ringkasan skim maklumat adalah seperti berikut: Play - dibuat (dan) - diputuskan / dipersetujui. Ketepatan set data itu permulaan tandatangan pengerusi dan setiausaha. Jika perlu, peserta mesyuarat boleh diperolehi sebagai salinan lengkap minit, dan juga petikan dari mana-mana bahagian daripadanya.
Beberapa nuansa data maklumat dokumen yang mencerminkan penduduk kolektif untuk mesyuarat, yang tinggal di bangunan pangsapuri. Dalam kes ini, mesyuarat pemilik rumah protokol yang memastikan data pada bentuk acara (perhimpunan sebenar orang atau tidak hadir mengundi dalam agenda), alamat sebenar dan luas objek berkata berkembar, bilangan mereka yang mengundi masa kini dan yang dimiliki oleh mereka.
Di samping itu, permohonan itu wajib kepada dokumen itu adalah senarai nama keluarga peserta (atau wakil-wakil mereka), dengan bilangan pangsapuri, dalam milikan. Jika pada pendapat para penduduk telah diterima tanpa kehadiran mereka, dalam senarai tambahan perlu dinyatakan bukan sahaja kepada data manusia, tetapi juga keputusannya dalam setiap perkara dalam agenda. Selain itu, ia juga perlu termasuk maklumat mengenai dokumen itu, yang mengesahkan hak pemilikan atau pemilikan lokasi tertentu di bahagian rumah, serta kehendak setiap rakyat untuk item yang dikenal pasti dalam agenda bentuk yang jelas dan diterima (bersetuju, tidak bersetuju, menahan diri). Hanya di bawah keadaan ini, penduduk minit mesyuarat akan sah.