Jenis tatanama hal ehwal, ciri-ciri mereka dan tujuan

Pertubuhan pengurusan dokumen berkesan perusahaan adalah mustahil tanpa penciptaan keadaan yang sesuai untuk itu. или на бумажных носителях. Salah seorang daripada mereka bertindak sebagai tatanama hal ehwal dalam bentuk elektronik atau di atas kertas. Jika pakar, di mana aktiviti yang berkaitan dengan dokumen, bertanya: "Apakah jenis tatanama urusan", - ia mesti memanggil tepat mereka. Hakikat bahawa pekerja itu wajib tahu klasifikasi untuk cepat menyesuaikan diri dalam dokumentasi tatasusunan.

Pelbagai kes: konsep, jenis, kandungan, nilai

Sebelum menerangkan susunan penciptaan, memahami istilah. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Jenis kes tatanama adalah kategori dibangunkan dalam borang yang ditetapkan untuk wish sistematik nama kompleks dokumen yang dihasilkan oleh syarikat itu semasa aktiviti, menunjukkan tempoh penyimpanan. Mereka adalah perlu untuk carian pantas daripada perbuatan yang perlu. kelajuan transaksi akan bergantung kepada pelbagai kualiti. Senarai digunakan untuk mengedar dan kumpulan bertindak dilaksanakan dalam folder, indeksasi tempoh penyimpanan ditubuhkan selamat. Mereka menyediakan penciptaan fail rujukan dan dijadikan sebagai sumber maklumat perakaunan. , как типовая, примерная, индивидуальная. Dalam amalan, jenis tatanama digunakan kerja-kerja seperti biasa, individu teladan. Syarikat itu adalah bertanggungjawab untuk secara bebas membangunkan senarai mengambil kira khusus aktiviti mereka.

keperluan

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Memandangkan pelbagai jenis kes, ciri-ciri dan tujuan mereka, peraturan mentakrifkan peraturan yang digunakan dalam penyusunan mereka. berikut semasa pembentukan senarai:

1. Perhatikan perpaduan pendekatan untuk perakaunan, menerangkan, menyusun, mencari, dan menyimpan dokumen.
2. Menggunakan pengindeksan. Ia menyediakan pindaan, pembetulan dan tambahan kepada bahagian yang berkenaan pada senarai.
3. Mengawal indeks kestabilan.

ciri-ciri umum

, указанные выше. Mari kita secara ringkas memeriksa tujuan dan pelbagai jenis kes-kes yang dinyatakan di atas. senarai individu yang dibangunkan untuk sebuah pertubuhan tertentu. Mereka mencerminkan dokumentasi yang digunakan untuk aktiviti seharian. Dalam industri yang sama cenderung untuk melibatkan syarikat-syarikat yang menggunakan jenis yang sama bertindak. номенклатуры дел. Untuk penyatuan dan kumpulan mereka menggunakan tatanama standard dan kira-kira e Hal Ehwal. Yang terakhir ini mempunyai cadangan. дел являются обязательными. jenis biasa kes nomenclatures adalah mandatori. Mereka biasanya dipasang dengan indeks seragam bagi syarikat-syarikat di seluruh industri (sistem). tatanama biasa dan teladan menyusun organisasi induk. Mereka berkhidmat sebagai asas untuk pembentukan penyenaraian individu untuk perniagaan tertentu. Mereka pula, tertakluk kepada persetujuan dengan struktur yang lebih tinggi. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Jenis tatanama hal ehwal dan reka bentuk mereka dikendalikan oleh profesional yang berkelayakan. Mereka mudah tertarik dengan inventori dan organisasi kerja dengan mereka. tatanama dibentuk perlu diselaraskan dengan perniagaan pejabat dan arkib.

faktor penting

Tatanama urusan perlu hadir pada setiap perusahaan, tanpa mengira kewujudan standard atau inventori. Untuk organisasi itu dianggap pembangunan optimum dokumen yang disatukan. подразделений. Ia termasuk semua jenis tatanama jabatan agama. Senarai disatukan dipersetujui dengan arkib yang sesuai. Selepas kelulusan, pemimpin dalam unit struktur dipindahkan bahagian pelepasan untuk digunakan dalam kerja mereka.

Khusus penyediaan

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Untuk pekerja, membangunkan senarai semak, ia adalah penting untuk mengetahui bukan sahaja apakah jenis tatanama hal ehwal, tetapi juga komposisi, bilangan dokumen yang digunakan dalam perusahaan. Dalam aktivitinya, pakar-pakar menggunakan kedudukan organisasi, terkini dan senarai tahun lepas perbuatan, kakitangan, klasifikasi, inventori, fail rujukan dan sebagainya. The skema klasifikasi tatanama akan bergantung terutamanya kepada struktur perusahaan. kepentingan yang besar dan fungsi yang menyedari organisasi. Dalam hal ini, sebagai kategori pengelasan boleh bertindak sebagai bahagian dalaman, dan tugas-tugas pengurusan.

jenis dokumen

Pelbagai kes harus merangkumi semua perbuatan yang menggambarkan aktiviti-aktiviti syarikat. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh persatuan awam adalah termasuk dalam senarai organisasi yang mereka telah diciptakan. Dalam tatanama yang berkenaan perniagaan masa kini dan yang belum selesai yang datang daripada syarikat-syarikat pihak ketiga untuk penyelesaian, fail rujukan. Tidak termasuk dalam senarai penerbitan. Ini termasuk, antara lain, termasuk koleksi keputusan, buletin, manual, jurnal rujukan, risalah, papan tanda dan sebagainya. Tidak termasuk pelbagai huruf dan bahan-bahan tambahan lain, yang tidak mengambil kira arahan utama organisasi.

Perintah am

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Teks tatanama kes berbentuk senarai seksyen dan subseksyen skim klasifikasi. Pada dokumen pengepala kompleks masa yang sama dinyatakan. maklumat yang diperlukan dari dokumen-dokumen direkodkan dalam bentuk pernyataan. Selepas itu, ia digunakan dalam pembentukan item projek. senarai itu boleh hadir dalam bentuk jadual. Sebagai contoh:

Tatanama hal ehwal dalam jenis sekolah pemulihan 8

Menentukan bahasa untuk kapsyen

Ia dijalankan mengikut peraturan yang ditetapkan. Khususnya, mereka hendaklah:

1. Dalam bentuk yang umum tepat mencerminkan kandungan kes itu, komposisi dokumen yang diletakkan di dalamnya, spesis dan aksesori berfungsi.
2. Termasuk unsur-unsur yang mengikat disusun dalam urutan yang jelas:

• Nama jenis dan subjenis. Ini mungkin log surat-menyurat, perintah, protokol, dan sebagainya.
• Nama organisasi / unit struktur. Maka hendaklah mengandungi maklumat mengenai pemaju / pengarang dokumen itu.
• Nama syarikat itu, yang akan diberi kepada atau dari mana ia sepatutnya untuk mendapatkan perbuatan yang diletakkan di dalam kes itu.
• Keterangan ringkas mengenai dokumen.
• Nama wilayah, yang dikaitkan dengan kandungan bertindak.
• Tempoh (tarikh), yang kepadanya dokumen diletakkan di dalam kes itu. Ia juga menyediakan maklumat mengenai adanya salinan.

Bertindak pada satu isu

Dalam penentuan judul kes di mana terdapat karya-karya itu, jika mereka tidak melibatkan urutan pelaksanaan, perkataan "dokumen", dan pada akhir (dalam kurungan) menunjukkan jenis utama mereka. Ini mungkin laporan, pelan, dan lain-lain Penggubalan mungkin sebagai contoh adalah seperti berikut :. "Dokumen mengenai seminar mengenai arkib di perusahaan (senarai penerbitan pengajaran disyorkan, senarai)."

surat-menyurat

kes tajuk di mana ia terkandung, termasuk jangka yang sesuai. Selepas perkataan "surat-menyurat" menunjukkan, kepada apa isu dan daripadanya ia dijalankan. Dalam tajuk kes di mana terdapat huruf wartawan homogen, nama-nama mereka tidak diberi. Sebaliknya, mereka menunjukkan spesies yang sama. kata-kata itu, sebagai contoh, mungkin ini: "Surat-menyurat dengan cawangan di laporan tahunan organisasi dan perancangan." Jika terdapat huruf dalam pelbagai wartawan, mereka juga tidak disenaraikan. Dalam kes ini, menunjukkan hanya subjek komunikasi. Sebagai contoh: ". Surat-menyurat mengenai perkara-perkara yang berhubungan dengan penyesuaian kakitangan" Nama wartawan tertentu menunjukkan hanya apabila sebenarnya hanya mengandungi huruf kepadanya dan dari dia.

Dokumen yang berkaitan kepada kawasan setempat

Jika perkara yang terbentuk daripada aktiviti tersebut, tajuk adalah nama-nama tertentu unit pentadbiran wilayah yang sepadan. Ia perlu mengambil kira beberapa nuansa:

1. Jika kandungan set dokumen termasuk beberapa kawasan homogen, nama-nama tertentu mereka tidak disenaraikan. Dalam kes ini, diberi nama model mereka secara keseluruhan. kata-kata yang mungkin: "Dokumen mengenai organisasi interaksi Ketua Pertahanan untuk memerangi keganasan."
2. Jika kandungan yang berkaitan dengan salah satu unit pentadbiran wilayah, namanya dinyatakan dalam pengepala.

tambahan

Dalam kes-kes utama, yang akan termasuk dokumen perancangan / penyata termasuk data mengenai tempoh yang mana mereka terdiri. Ini mungkin satu perempat atau tahun, setengah tahun. Tajuk kes digunakan untuk meringkaskan dokumen homogen, nama akhir dinyatakan dalam bentuk jamak. Sebagai contoh: "Perintah promosi pekerja organisasi."

mewujudkan jilid

Dalam kes-kes di mana ia dianggap bahawa ia akan dibentuk daripada beberapa bahagian (sebagai contoh, dengan jumlah hujan yang dokumentasi), pertama merumuskan satu header yang sama, dan kemudian (jika perlu) - nama untuk bahagian-bahagiannya. Terakhir dilakukan fungsi update. Sebagai contoh: "Memo untuk 2015" "Jilid 1. Memo untuk separuh 1 2015". Dalam perjalanan pembentukan dan pelepasan kompleks pengepala boleh dokumen yang dinyatakan. Pada masa yang sama ia dilarang kemasukan dalam mereka diselaraskan, kata-kata tidak spesifik. Khususnya, ia tidak dibenarkan untuk menggunakan perkataan-perkataan seperti "yang berbeza", "surat-menyurat umum" dan sebagainya. Ia adalah disyorkan untuk mengelakkan penggunaan lilitan rumit dan kata-kata pengenalan.

memperkemas

Ia boleh dilakukan dengan dua cara:

1. Semasa pembentukan tatanama seluruh organisasi di sebelah atas senarai bertahan tajuk kerja, termasuk perbuatan organisasi dan pentadbiran. Seterusnya, mengikut keutamaan mereka untuk menunjukkan nama-nama kategori lain (kontrak, perancangan dan laporan, dan lain-lain) menurun. Penyatuan kes pada struktur partition, serta tugasan nama terakhir hendaklah berdasarkan perbuatan hubungan tertentu dan berfungsi dalam diri mereka.
2. Dalam pembentukan senarai disatukan nama-nama bahagian-bahagian yang akan bertindak secara langsung nama-nama bahagian atas dasar mana ia dibuat skim pengelasan. Nama-nama disusun mengikut jumlah kakitangan.

definisi istilah

tempoh pra-set adalah perlu untuk memastikan organisasi pemantauan berkala pelaksanaannya, pelarasan tepat pada masanya mod penyimpanan. Sebagai contoh, masa yang mungkin berbeza daripada sementara kepada tetap, jika ada sebab-sebab untuk ini. tempoh yang ditetapkan hendaklah mengikut dengan model data (jabatan) senarai dokumen yang dicipta semasa operasi perusahaan. Jika apa-apa senarai tidak boleh didapati, menggunakan tatanama anggaran / biasa. Penentuan tempoh penyimpanan juga boleh dijalankan dengan kerjasama pihak berkuasa yang berwibawa Arkib Persekutuan.

memberikan indeks

Ia dijalankan untuk mengenal pasti operasi dan bebas daripada kesilapan kes dan dokumen yang termasuk di dalamnya. Indeks mewakili simbol dibentuk dengan angka Arab. Ia mungkin termasuk pembahagian kod dengan tambahan beberapa siri kes itu (dengan sempang). Sebagai contoh, jabatan perakaunan ditugaskan Kod 05. Sebagai dokumen, bahagian pembukaan penyokong laporan tahunan. Oleh itu, mana-mana yang mengandungi perbuatan itu, sebagai sebahagian daripada senarai yang disatukan adalah indeks 05-01.