Pelbagai kes. Perintah pembentukan

Semua dokumen selepas pelaksanaan mereka mesti dikumpulkan dalam kes itu. Istilah "perniagaan" mengikut GOST 51.141-98 adalah untuk difahami satu dokumen atau set dokumen, yang berkaitan dengan arah tertentu organisasi dan ditempatkan dalam folder yang di bawah perlindungan berasingan. Untuk pembentukan yang betul, penyimpanan dan rakaman kes di setiap organisasi perlu setiap tahun (dengan mengambil kira perubahan dalam persekitaran luaran dan dalaman) komponen Hal Ehwal Tatanama, yang penting bagi carian pantas dokumen.

Apabila membentuk hal ehwal mana-mana unit hendaklah berpandukan keperluan sistem negara yang bersatu penyimpanan rekod. Peruntukan utama dinyatakan dalam GOST 51.141-98, dokumen-dokumen utama Jabatan Arkib Kerajaan Rusia, garis panduan arkib badan, senarai bahan-bahan dokumentari. Ia adalah penting untuk mematuhi syarat-syarat penyimpanan dokumen dan fail. Jika sebuah organisasi yang mempunyai struktur yang kompleks dan banyak fungsi dalam setiap jabatan dan seluruh organisasi menggunakan prinsip seragam dokumen menganjurkan, pembentukan dan kes-kes pengindeksan. Oleh itu kakitangan Jabatan Hal Ehwal Tatanama, kualiti perkhidmatan, mana-mana unit struktur atau organisasi harus dibentuk dengan mengambil kira keperluan dokumen normatif.

Pada langkah pertama adalah untuk mengenal pasti isu-isu dan kategori dokumen, yang mesti termasuk kes-kes unit Tatanama atau organisasi. Kami perlu diteruskan dari keperluan untuk menampung jumlah keseluruhan dokumentasi cara untuk membuat dan menerima. Apabila anda melihat soalan-soalan baru yang tidak dilindungi oleh tatanama, ia adalah perlu untuk membuat penambahan. Borang Hal Ehwal tatanama perlu membenarkan maklumat tepat pada masanya ia. Oleh itu, apabila mengindeks Hal Ehwal perlu menyediakan kemungkinan indeks baru dan tidak termasuk menggantikan indeks yang diberikan sebelum ini telah membentuk kes. Lulus urusan yang belum selesai dibawa ke pelbagai tahun depan daripada pemeliharaan jumlah asal.

Tajuk setiap kes mesti jelas dan didedahkan sepenuhnya komposisi kes dan kandungan dokumen yang diletakkan di dalam folder ini. Pada folder mesti dinyatakan indeks dan jangka hayat kes itu. Penyatuan kes dijalankan atas dasar nominal, sebagai contoh, perintah, protokol, arahan dan sebagainya. Kes boleh dikonfigurasikan secara terperinci, sebagai contoh, surat-menyurat dengan wartawan tertentu, surat-menyurat bagi pembekalan bahan-bahan mentah, surat-menyurat dengan pemberita, digabungkan secara wilayah, dan sebagainya.

Apabila dokumen kumpulan perlu memberi perhatian kepada syarat-syarat simpanan mereka. tidak boleh digabungkan ke dalam satu dokumen kes penyimpanan sementara dan kekal atau tempoh-tempoh simpanan yang berbeza. Ia tidak dibenarkan untuk dimasukkan ke dalam draf perjanjian itu, dokumen yang tidak relevan atau pilihan salinan berganda-ganda. Dalam pembentukan urusan perlu diperiksa di hadapan semua tandatangan dokumen dan pelepasan yang tetap.

Hal Ehwal pengindeksan dan susunan keutamaan hendaklah dibuat mengikut keutamaan. Pertama menggariskan paling penting dokumen (perintah, peraturan atau lain-lain dokumen pentadbiran). Tatanama urusan harus mengandungi indeks dan tajuk urusan, terma-terma dan syarat-syarat penyimpanan, perintah pemindahan. Pelbagai kes yang diluluskan oleh perintah itu ditubuhkan dalam organisasi dan bersetuju dengan pegawai daripada Arkib Negeri di rantau ini. Pada akhir tahun di Tatanama yang dikeluarkan rekod terakhir menunjukkan bilangan kes yang dibuka sepanjang tahun di setiap kategori. Memfailkan kes arkib kekal atau pelupusan kes-kes penyimpanan sementara (pada tempoh matang) dilakukan mengikut yang ditubuhkan oleh Instruction pada pejabat-kerja organisasi yang betul.