Peraturan-menyurat perniagaan melalui e-mel. Surat perniagaan: sampel. Bagaimana untuk menghantar e-mel

Lebih sepuluh tahun yang lalu, perniagaan surat-menyurat melalui e-mel telah mendapat populariti yang besar dan menjadi salah satu kaedah utama untuk komunikasi perniagaan. Hari ini ia adalah sukar untuk mencari seseorang yang akan dalam amalan komunikasi interpersonal tidak akan menggunakan e-mel. Walaupun begitu, ramai orang hari ini tertanya-tanya bagaimana untuk menghantar e-mel supaya semua peraturan telah dipatuhi? Kerana dengan bantuan huruf berwibawa membentuk penerima kesan yang baik tentang penghantar?

Artikel ini menerangkan peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel, dan nasihat yang praktikal di dalam artikel ini untuk membantu belajar komunikasi perniagaan yang betul dalam penyediaan e-mel.

Banyak memulakan hari kerja mereka hanya untuk memeriksa peti mel untuk mesej baru. Tetapi, malangnya, walaupun kelaziman kaedah ini pertukaran maklumat, ramai orang tidak tahu bagaimana untuk betul menggunakan bahasa surat-menyurat perniagaan, dengan mengambil e-mel dengan cara tidak rasmi untuk berkomunikasi.

Oleh kerana kelajuan penghantaran e-mel ia memudahkan pertukaran dokumen rasmi penting, borang, permohonan, tetapi di sini orang membuat kesilapan apabila menghantar e-mel. Selalunya ia berlaku bahawa dalam penyediaan pertukaran e-mel dengan mana-mana fail penerima untuk apa-apa sebab tidak membentuk esei yang disertakan dan tidak sesuai dengan tema, yang boleh merumitkan kerja-kerja penerima. Tujuan artikel ini untuk menjawab soalan: bagaimana untuk menghantar e-mel, dan melakukan segala peraturan komunikasi perniagaan yang ditulis melalui e-mel?

Dalam menyusun e-mel mesti diisi dalam semua bidang

Peraturan-menyurat perniagaan melalui e-mel memerlukan penghantar mengisi semua medan yang disediakan dalam e-mel, seperti alamat dan nama penerima dan penghantar. Ia semestinya boleh digambarkan sebagai tema yang menerangkan secara ringkas intipati surat yang dihantar kepada. Selalunya dengan betul oleh tema nasib yang menghantar surat dan kelajuan untuk menyelesaikan masalah yang dinyatakan di dalamnya. e-mel perniagaan harus bermula dengan sesuatu ucapan - Ungkapan ini mudah untuk menghormati penerima adalah sangat penting untuk semua surat-menyurat. Setelah memberi salam perlu diikuti oleh teks, yang dipanggil "badan surat itu," dan pada akhirnya meninggalkan tanda tangan, sebagai contoh, "Salam, Brice Peter Ivanovich."

Ucapan dalam surat-menyurat perniagaan

Pada masa ini kita lebih perlu menajamkan tumpuan, sebagai tanda hormat adalah sangat penting dalam setiap aspek komunikasi perniagaan. frasa Ucapan optimum adalah "Selamat pagi" atau "Hello." surat-menyurat perniagaan dengan had Pengguna e-mel dalam penggunaan frasa "Selamat petang" atau "Selamat pagi", kerana penerima boleh membaca surat itu lama selepas penerimaannya. Ia juga tidak betul untuk digunakan dalam ucapan ungkapan sehari-hari yang digunakan dalam perbualan kasual.

Selepas perkataan selamat datang atau frasa hendaklah dibuat kepada penerima dengan nama dan ayah, kerana jika nama pengirim tidak diketahui, hal ini boleh dilangkau. Selepas ucapan alu-aluan boleh bergerak ke pembentangan sasaran surat itu.

Lampiran dalam surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

Jika tujuan utama penulisan bukan sahaja ditulis kisah dan penyampaian hal perkara, tetapi juga pentadbiran fail, ia adalah yang terbaik untuk berpegang kepada menghantar objek di tempat pertama. Ia sering berlaku bahawa banyak syarikat perkapalan, disebabkan kecuaian, menggariskan intipati soalan ini dalam teks surat itu, lupa untuk melampirkan pelaburan yang diperlukan. kecuaian ini boleh menjejaskan reputasi perniagaan dari perniagaan pengirim.

E-mel harus dikenali dan ringkas

perniagaan surat-menyurat melalui kaedah-kaedah e-mel memerlukan penghantar untuk mempunyai nama e-mel dikenali, yang mesti membawa maklumat yang betul tentang nama pengirim. Sangat ringkas dan tidak kelihatan bodoh, surat dan rayuan rasmi, apabila alamat elektronik ditunjukkan ungkapan formal atau perkataan, sebagai contoh, e-mel «limon_petya». Ia kelihatan sangat tdk pantas untuk orang dewasa. Untuk perniagaan surat-menyurat adalah lebih baik untuk membuat alamat e-mel yang berasingan dan mematuhi etika-menyurat perniagaan melalui e-mel.

Menggunakan fungsi cepat Balas (Response) kepada sambutan sebelum ini menerima surat

Membalas fungsi atau Response (dalam bentuk singkatan ia kelihatan seperti :) Re membantu pengguna cara yang cepat untuk bertindak balas terhadap sebelum dihantar kepada penghantar mesej. Fungsi ini juga mempunyai aplikasi universal untuk membaca perbualan sebelumnya dengan orang pada topik yang diberikan. Tetapi kaedah-kaedah surat-menyurat perniagaan melalui e-mel memerlukan penghantar untuk menamakan semula topik penulisan perniagaan, jika pada masa perbincangan menyurat ditukar.

Sebelum menghantar surat perniagaan perlu proofreading ejaan dan tanda baca

E-mel menjadikannya mudah untuk bertukar-tukar maklumat, tetapi surat-menyurat perniagaan tidak boleh mengabaikan peraturan bahasa Rusia, seperti yang diakui kesilapan cuai boleh menjejaskan kredibiliti penghantar. Sebelum anda menghantar e-mel, anda perlu melihat teks beberapa kali dan teliti memeriksa ofograficheskih dan tanda baca kesilapan. Ramai pelanggan e-mel mempunyai ciri periksa ejaan, jadi anda perlu memberi perhatian kepada kata-kata yang bergaris bawah merah. Jika ragu-ragu ejaan yang betul, anda perlu mendapatkan bantuan daripada Internet atau menyemak ejaan menggunakan kamus ejaan.

bidang penerima perlu diisi dalam giliran terakhir

Untuk mengelakkan menghantar surat yang belum selesai atau diedit alamat destinasi surat perniagaan perlu disiapkan dalam nama samaran masa sebelum menghantar. Peraturan ini juga termasuk dalam asas-asas surat-menyurat perniagaan melalui e-mel. Kebetulan semasa mengisi e-mel bidang Destinasi untuk menawarkan senarai sebelum ini digunakan oleh penerima, ia juga perlu menajamkan tumpuan mereka agar tidak tersilap menghantar surat perniagaan disediakan oleh penerima.

Penstrukturan surat perniagaan

peraturan penstrukturan teks terpakai bukan sahaja kepada kertas tetapi juga kepada peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel. Ia tidak selalunya mudah untuk penerima membaca sejumlah besar mesej teks pada skrin. Untuk memudahkan hal ini adalah untuk memecahkan teks yang secara logik membentuk perenggan kecil dan mengelakkan menulis surat perniagaan cadangan teks canggih. Panjang optimum satu ayat dalam surat perniagaan harus tidak lebih daripada lima belas perkataan.

Intipati surat perniagaan perlu disediakan kepada merit

Selain tema ini surat perniagaan, penerima perlu menarik minat dan jelas digubal pertama dan ayat yang kedua teks badan. tugas penghantar adalah untuk membentangkan pada awal menulis masalah atau isu yang dia menangani Kepada penerima. Dalam ayat yang pertama, ia perlu ditetapkan tujuan yang dihantar kepada surat perniagaan. Contoh: "Kami memberitahu anda bahawa syarat-syarat liabiliti di bawah kontrak №45 daripada 2017/01/02," Pada menyatukan bahan-bahan pukal "akan berakhir. Untuk melanjutkan kontrak, anda perlu mengemukakan pakej kedua dokumen. " Terima kasih kepada penerima sasaran yang ditetapkan dapat memahami idea utama surat perniagaan. Jika huruf teks terlalu besar, ia adalah lebih baik untuk mendapatkan kemudahan melampirkan fungsi pelaburan dalam bentuk dokumen teks, tetapi dengan kotak teks patut dibiarkan kepada esei yang disertakan yang menerangi surat perniagaan. Contoh: "Aku mengutus engkau untuk memperkenalkan salinan elektronik surat" Mac-operasi ". Sila maklumkan keputusan anda mengenai lanjutan kontrak №45 daripada 2017/01/02, "Pada menyatukan bahan-bahan pukal" dalam surat kepada tarikh akhir. "

Untuk setiap e-mel perniagaan perlu dijawab

Terdapat contoh-contoh negatif surat-menyurat perniagaan, penerima mengabaikan surat perniagaan, atas apa jua sebab. Kadang-kadang ia sebenarnya boleh menjadi kes di mana jawapannya tidak boleh diberikan kerana keadaan tertentu, sebagai contoh, penyelesaian jangka kepada masalah ini mungkin mengambil masa beberapa hari atau penerima adalah dalam pemikiran dan tidak boleh segera menjawab soalan. Dalam kes ini, ulasan pendek mengenai perkara itu, sebagai contoh, "Hello, Peter Ivanovich perlu diberikan. Saya telah menerima surat anda, tetapi hari ini mendapati sukar untuk menjawab, kerana saya perlu berunding dengan pihak atasan. Saya akan melaporkan isu anda kepada Ketua Pengarah syarikat kami dan akan memberikan jawapan rasmi menjelang akhir minggu ini. Yang benar, Pengurus Jualan Belov Ivan Gennadevich. "

Ia adalah bernilai mengingati bahawa jika tiada maklum balas diberikan dalam tempoh tiga hari bekerja, hakikat bahawa kesunyian surat perniagaan penerima boleh dianggarkan sebagai kecuaian atau keengganan untuk berkomunikasi dengan penghantar.

Dalam merangka surat sambutan yang perlu menjawab semua soalan yang dibangkitkan

Jika surat itu dialamatkan kepada penerima akan menyoal watak, apabila merangka surat hendaklah memberikan jawapan kepada soalan-soalan untuk keutamaan, yang terdapat dalam teks yang terhasil surat perniagaan. Jika soalan ditanya, penghantar menjangka untuk menerima jawapan tertentu. Dalam merangka jawapan surat anda tidak perlu dinomborkan, anda hanya perlu untuk meluahkan pemikiran teratur. Untuk menjawab semua soalan-soalan ini, anda perlu membaca semula beberapa kali menerima surat perniagaan, dan jika terlalu banyak soalan, ia adalah yang terbaik untuk menulis secara berasingan, untuk mengelakkan hilang. Jika anda tidak dapat memberikan jawapan kepada beberapa soalan-soalan, ia adalah perlu untuk menunjukkan bahawa pada masa ini, atas apa jua sebab, jawapannya tidak dapat diberikan.

Tidak menyalahgunakan akronim, reka bentuk emosi dan mengambil kesempatan

Terdapat contoh-contoh negatif surat-menyurat perniagaan, di mana ia dicairkan penghantar, dengan menggunakan tanda-tanda tidak rasmi dalam bentuk senyuman. penggunaannya adalah popular di rangkaian sosial, tetapi peraturan-menyurat perniagaan tidak mengalu-alukan paparan seperti emosi, kerana penerima tidak boleh tahu nilai sebenar mereka, dan menerima mereka sebagai tidak boleh difahami kepada dia a set kesilapan tanda baca.

Ia juga bernilai untuk melepaskan menulis teks dalam huruf besar. Di Internet satu set perkataan yang ditulis dalam huruf besar dipanggil "menjerit frasa" dan frasa itu sering membawa warna yang negatif. Penerima apabila membaca surat perniagaan elektronik boleh dianggap sebagai font negatif yang akan menjejaskan persepsi makna. Sekiranya surat perniagaan adalah perlu untuk menekankan pentingnya mata, membuat lebih baik menggunakan frasa pengenalan, contohnya, "Sila ambil perhatian bahawa anda perlu menyediakan pakej dokumen untuk melanjutkan kontrak tidak lewat daripada 2017/10/02 tahun," atau "Sila ambil perhatian bahawa dokumen-dokumen lanjutan kontrak itu dikemukakan sebelum tahun 2017/10/02. "

Ia tidak perlu untuk menghantar maklumat sensitif melalui e-mel

Untuk menghantar maklumat peribadi atau sulit adalah lebih baik untuk meninggalkan akaun e-mel, kerana terdapat risiko pemintasan oleh maklumat penggodam untuk digunakan untuk tujuan mereka sendiri. Maklumat tersebut mungkin termasuk: nombor telefon, kata laluan kad kredit, akaun bank peribadi, dan lain-lain Ia adalah penting untuk ingat bahawa maklumat yang disimpan pada ejen mel pelayan dan dalam kes penggodaman boleh dicuri ...

Surat itu semestinya mesti tandatangan pengirim

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, setiap email yang dihantar hendaklah mengandungi tandatangan concretized. Selalunya peti mel pemaju diperkenalkan blok Signature, di mana anda boleh memasukkan data anda pada kedudukan, nama dan nombor telefon. Selepas itu, unit ini akan secara automatik dipaparkan pada akhir setiap e-mel, yang akan memudahkan menaip. Ia adalah penting untuk membuat tandatangan bahawa penerima dapat membalas dengan surat alamat yang betul kepada penghantar. Contoh tandatangan mungkin kelihatan seperti ini: "Yang benar, Ketua Jualan Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Membuat kesimpulan, ia harus diperhatikan bahawa untuk memahami bagaimana untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel, ia tidak perlu untuk membangunkan unsur-unsur tambahan dan kompleks. Ia hanya perlu berpegang kepada peraturan asas etika dan menghormati peraturan bahasa Rusia.